La posta pneumatica in sanità ha superato l’idea di semplice impianto tecnico. Fabio Garofalo, Direttore Generale di Aerocom GCT, la descrive come un sistema che fa parte di un’infrastruttura clinico operativa. Spostando campioni, referti e sacche ematiche dentro la micrologistica dell’ospedale agevola il lavoro dei sanitari. Garofalo lo paragona al sistema cardiocircolatorio: i tubi fanno da vasi sanguigni, le stazioni da terminali, il motore da cuore e la centrale da cervello.
La posta pneumatica non risolve tutti i problemi logistici dell’ospedale, ma garantisce un investimento dal ritorno assicurato ai decisori di aziende ospedaliere e sanitarie. Le pagine che seguono affrontano i costi, la manutenzione, la qualità dei campioni e i tempi di trasporto.
Dott. Garofalo, qual è l’utilizzo che si fa in sanità della posta pneumatica e quali sono i suoi vantaggi?
«Nel XXI secolo dobbiamo più vedere la posta pneumatica come un impianto, ma come un sistema tecnico facente parte di un’infrastruttura clinico operativa. Infatti, non sposta più soltanto campioni per il laboratorio, referti, documenti o sacche ematiche, ma è una componente della micrologistica ospedaliera e contribuisce a governare l’ospedale. La governa sia in termini di velocità sia in termini di prevedibilità, che significa tracciabilità e misurabilità. Non trascuro nessuno dei due aspetti, perché entrambi portano benefici alla qualità di cura del paziente.
Se il trasporto dei campioni di sangue, urine o delle sacche ematiche dal centro trasfusioni al blocco operatorio diventa più veloce e tracciabile, l’operatore ha la possibilità di occuparsi di altre attività che danno più valore aggiunto al processo di cura del paziente rispetto al portare i campioni a mano dentro l’ospedale».
Per un direttore generale di una ASL o di un ospedale, qual è l’ordine di grandezza dell’investimento necessario per un impianto e in quanto tempo mediamente questo si ripaga?
«Il sistema è modulabile e lo paragono a quello cardiocircolatorio. I tubi sono i vasi sanguigni, il motore è il cuore che pulsa e aspira aria nelle tubazioni e la centrale è il cervello che governa l’intro sistema. Tecnologicamente è complesso, ma può nascere anche semplicemente collegando due punti del Pronto Soccorso, centro prelievi o UTIC: il laboratorio analisi e il punto con il flusso più alto di campioni all’ora, per esempio.
Il diametro varia da 11 a 20 cm e va considerato anche l’ingombro delle curve. Un impianto con due stazioni richiede una quota capitale da 40.000 a 60.000 euro e una quota di servizio tra l’8 e il 18% annuo. Nel calcolo del payback considero l’euro all’ora del portantino o dell’operatore sanitario, i near miss, gli infortuni sul lavoro potenziali e i costi fissi dell’energia, che pesano sull’ascensore come sulla posta pneumatica ma ovviamente con moli differenti. Solitamente un payback può variare fra i 4 e gli 8 anni, ma difficilmente supera i 10. Perciò, il decisore di un ente, di un’azienda ospedaliera o sanitaria ha un investimento assicurato.
La posta pneumatica, ovviamente, non risolve tutti i problemi di logistica ospedaliera. Il suo concorrente è l’essere umano e alcune variabili esogene pesano su entrambi, come lo shaker, per esempio l’emolisi che è l’alterazione del contenuto dei Globuli bianchi all’interno del sangue, e il costo dell’energia. C’è, inoltre, una terza variabile che non è esogena ed è controllata dalla governance sanitaria: il valore aggiunto che si dà alle persone, che invece di camminare per l’ospedale possono occuparsi di altre azioni più urgenti del processo di cura».
Quanto costa la manutenzione e come avviene?
«Tutti i sistemi, dalla caldaia domestica all’impianto che soffia aria in sala operatoria, hanno bisogno di manutenzione. Aerocom garantisce la continuità di servizio attraverso un occhio di riguardo alla manutenzione, della quale ne esistono due tipi. Il primo è la manutenzione preventiva: prevede controlli periodici sugli organi di movimento del sistema. Suggeriamo di controllare un impianto di posta pneumatica minimo due volte all’anno.
La manutenzione predittiva, invece, dipende dal cervello che comanda il sistema. La centrale non segnala il guasto al momento, ma avvisa che è tempo di revisionare la capsula. Prevede eventuali failure dell’impianto, in particolare sulla quantità di aria nella tubazione, e indica quando revisionare o sostituire le capsule di trasporto. Le capsule hanno una guarnizione che striscia dentro la tubazione e per questo motivo bisogna cambiare a intervalli regolari. Se non la si sostituisce, la capsula circola libera nel tubo, sbatte contro la prima curva e si incastra.
I costi di entrambe le manutenzioni variano in funzione del numero di interventi e vanno dall’8 al 18% annuo della quota impianto».
Per i campioni biologici esistono problematiche legate ad accelerazioni, vibrazioni o temperatura: come affrontate il tema della qualità e dell’integrità del campione?
«Un impianto di posta pneumatica non è tecnica di pura ingegneria clinica, ma parte di un sistema. Per questo, il sistema deve sottoporsi all’esame e conseguente approvazione da parte della sua utenza principale: il laboratorio.
La letteratura in materia è abbastanza recente. Dal 2007 circa sono partiti diversi studi, in Canada, India e Stati Uniti, che hanno testato centinaia di migliaia di campioni. Sommando i lavori, emerge che il trasporto manuale dà di qualche punto percentuale in più di emolisi rispetto al trasporto pneumatico. Ripeto: la posta pneumatica non è la panacea di tutti i mali che affliggono il Pronto Soccorso, ma contribuisce a renderlo governabile.
Ogni impianto è disegnato in funzione delle necessità del laboratorio, che deve dirci innanzitutto le sue necessità in termini di flusso e di orari critici. Su questi due assi costruiamo il sistema, intersecando le accelerazioni e di conseguenza le velocità.
Successivamente, condividiamo il sistema con la governance dell’ospedale, ovvero il responsabile tecnico, il direttore ospedaliero, il direttore sanitario e il risk manager. Senza la posta pneumatica l’ospedale funziona ugualmente, ma vengono tolte ore al paziente».
Avete dati che quantifichino quanto un sistema pneumatico può ridurre i tempi di trasporto di un campione rispetto al trasporto manuale?
«Il turnaround time è uno dei KPI, insieme alla tracciabilità del campione. Con la posta pneumatica il turnaround time, per cui si intende il lasso di tempo impiegato dalla provetta a entrare nel laboratorio una volta raccolto il campione emostatico, cala di oltre il 60%. Se una persona ci mette tre minuti ad arrivare in laboratorio, la posta pneumatica ne impiega uno.
Il secondo aspetto rilevante per la qualità di cura è la tracciabilità. Immaginiamo di avere un’emoteca o un centro trasfusionale e di dover portare a mano la sacca di sangue in sala operatoria. La sacca ha un codice a barre che viene scansionato all’ingresso in sala operatoria. In mezzo, quello che fa il portantino non viene tracciato. Invece, con la posta pneumatica è possibile aggiungere la tracciabilità tra emoteca o centro trasfusioni e sala operatoria: è uno strumento che aiuta a governare il sistema micrologistico della struttura sanitaria.
È possibile anche tracciare la singola provetta, inserendola con il codice a barre nella capsula e spedendola al laboratorio il computer della posta pneumatica la registra. In laboratorio, infatti, c’è di solito una tramoggia, un bulkloader, che legge le provette. Incrociando i dati si può capire se ciò che è partito è arrivato e in quanto tempo. Ciò permette anche di capire quanto tempo il portantino o l’operatore sanitario ha risparmiato».
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